Cómo la tecnología está haciendo que los informes de gastos sean más fáciles

Buenas noticias para los guerreros de la carretera: Mantener un registro de los gastos de viaje es mucho más fácil.

Desde aplicaciones móviles con reconocimiento de voz hasta sitios de reserva de viajes en línea, la nueva tecnología permite a los empleados grabar y crear informes de gastos al vuelo mientras viaja, por lo que no tienen que gastar tanto tiempo después de registrar sus costos.

Las innovaciones están reduciendo uno de los mayores dolores de cabeza que enfrentan los viajeros de negocios: hacer un seguimiento de los recibos, enviar informes de gastos a tiempo y hacer frente a preguntas sobre la legitimidad de ciertos cargos.

«Estoy muy contento de que los días de tener que llevar y proteger los recibos hayan terminado», dice Michael Jacobs, director de compras de Staples Inc., que utiliza la tecnología de procesamiento de gastos de Coupa Software.

Un ganar-ganar

Además de agilizar los informes de gastos, las herramientas están ayudando a las organizaciones a ahorrar dinero facilitando a los empleados el cumplimiento de las políticas de viaje de la empresa.

Revisar los gastos como gerente es «mucho más fácil», dice Lisa Brauch, gerente de operaciones de contabilidad de Garmin International, una compañía de navegación GPS y tecnología de vestir. Ella dice que habría tenido que contratar a un empleado adicional en su departamento de cuentas a pagar para ayudar a procesar reclamaciones de reembolso de viajes si Garmin no hubiera comenzado a usar un sistema de administración de gastos de Certify.

Las empresas estadounidenses tienen interés en vigilar de cerca sus gastos de viaje: se prevé que gastarán un total de 296.100 millones de dólares en viajes y entretenimiento en 2017, un 4,4% más que el año pasado, según la Global Business Travel Association. Muchas empresas presupuestan el 10% o más de sus ingresos anuales para gastos de viajes y entretenimiento, según el grupo de Aberdeen, una firma de investigación.

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